Hoe Gmail-labels te gebruiken? (Stapsgewijze handleiding met schermafbeeldingen)

 Wil je leren hoe je je inbox indeelt met Gmail-labels?

Een van de eenvoudigste manieren om snel door uw e-mails te bladeren en uw productiviteit te verhogen, is door een goed georganiseerde inbox te hebben. Als alles goed geregeld is, moet het lokaliseren van die essentiële e-mail immers een fluitje van een cent zijn!

De meeste e-mailclients hebben ook mappen om u te helpen georganiseerd te blijven. Hiermee kunt u uw e-mails in groepen indelen en ze later gemakkelijk terugvinden.

Gmail daarentegen verschilt van de meeste andere e-mailclients doordat het prioriteitslabels heeft boven mappen.

Maar wat zijn labels nu precies en hoe kan ik ze gebruiken?

In dit artikel beschrijf ik wat labels zijn, hoe je ze kunt maken en wijzigen en hoe je ze kunt gebruiken om je zoekresultaten te verbeteren.

Daarnaast laat ik u zien hoe u rechtstreeks e-maillijsten kunt maken met de labels van Gmail.

Het volgende is inderdaad de inhoud van deze stapsgewijze handleiding:

(Om naar een bepaald gebied te gaan, klikt u op een link.)

Mappen versus labels

Hoe maak je in de online app labels?

Hoe kan ik in de web-app een e-mail wijzigen in een label?

De mobiele app gebruiken om labels te beheren

Hoe labels zichtbaar of onzichtbaar te maken in de web-app

Hoe kan ik in de web-app labels wijzigen of verwijderen?

De web-app gebruiken om geneste labels te maken

Hoe u uw zoekresultaten kunt verbeteren door labels te gebruiken

Hoe Gmail automatisch labels aan inkomende e-mails kan toewijzen

Hoe kan ik in de web-app filters wijzigen of verwijderen?

Bonustip: Gmail-labels gebruiken om e-maillijsten te maken

Laten we beginnen.

Als Gmail nieuw voor je is, bekijk dan mijn uitgebreide handleidingen over:

Gmail: hoe het te gebruiken (stapsgewijze handleiding)

Hoe u toegang krijgt tot uw Gmail-contacten (stapsgewijze handleiding)

Mappen versus labels

Dus, wat is precies het verschil tussen een label en een map?

Hoewel labels vergelijkbaar zijn met mappen, vermijden ze enkele van de nadelen die mappen hebben.

E-mailmappen werken op dezelfde manier als mappen op uw computer, met de uitzondering dat u een bestand maar in één map kunt plaatsen. U moet kopieën van het bestand maken en deze in de andere mappen plakken om het in meerdere mappen op te nemen.

Etiketten daarentegen werken meer als plaknotities.Hoe?

Op een enkel bericht kunnen meerdere labels worden toegepast.

In Gmail kunt u bijvoorbeeld een enkele e-mail labelen met de labels ‘Belangrijk’, ‘Werk’ en ‘Project Y’, en die e-mail wordt weergegeven onder alle drie de labels!

Met andere woorden, labels zijn vergelijkbaar met tags.

Labels in de web-app: hoe u ze kunt maken

In Gmail zijn er twee manieren om labels te implementeren.

Ik zal hier twee van de meer eenvoudige opties bespreken:

Methode 1: Maak het label en verplaats de e-mails in één keer.

U kunt deze methode gebruiken om meerdere e-mails toe te voegen aan een nieuw label of om een nieuw label toe te wijzen aan een enkele e-mail.

Ga naar je Gmail-account en log in.

Selecteer het bericht of de berichten die je wilt labelen in je inbox.

Maak een nieuw label door het pictogram Labels net onder het zoekvak te selecteren.

Er wordt een pop-upvenster geopend waarin u wordt gevraagd uw nieuwe label een naam te geven. Vul de naam in en klik op de knop Aanmaken.

U kunt ook met de rechtermuisknop op een bericht klikken en Label als selecteren in het herfstmenu en vervolgens op Nieuw maken klikken.

Voeg vervolgens eenvoudig een nieuwe labelnaam toe en u bent klaar om te gaan.

Optie 2: Maak eerst het label en verplaats vervolgens de e-mails afzonderlijk.

Dit is waarschijnlijk de gemakkelijkste manier om een aangepast label te maken, hoewel u, in tegenstelling tot de vorige methode, er niet meteen e-mails aan kunt toevoegen.

Ga naar je Gmail-account en log in.

Aan de linkerkant van het scherm zou u een lijst met labels uit uw inbox moeten zien. U kunt meer ontdekken door de cursor te verplaatsen en erop te klikken.

Dit biedt u een verscheidenheid aan labelgerelateerde opties. Scrol naar de onderkant van de pagina om Een nieuw label maken te vinden en klik erop.

Geef het vervolgens een naam en klik op Maken om het proces te voltooien.

Hoe kan ik in de Web App een e-mail naar een label verplaatsen?

Met Gmail kunt u ook op verschillende manieren e-mails naar een nieuw label verplaatsen. Ik zal in dit artikel twee van deze strategieën bespreken:

Methode 1: Eén e-mail tegelijk wordt verplaatst.

Ga naar je Gmail-account en log in.

Om een e-mailbericht te verplaatsen, opent u het eerst.

Klik vervolgens net onder de zoekbalk op het labelsymbool met een naar rechts

wijzende pijl. Je kunt deze knop gebruiken om Gmail te laten weten dat je een e-mail wilt verplaatsen.

Selecteer het label waarnaar u de e-mail wilt verplaatsen in het vervolgkeuzemenu dat verschijnt.

Methode 2: Een groot aantal e-mails doorsturen

Selecteer de gewenste e-mails uit uw Gmail-inbox door de vakjes links van elk aan te vinken.

Selecteer het pictogram Verplaatsen naar en navigeer naar de Gmail-map waar u het Gmail-bericht wilt opslaan.

Hoe u de mobiele app gebruikt om uw labels te beheren

De mobiele Gmail-app mist veel van de functies die te zien zijn in de web-app.

Als gevolg hiervan kunt u met de mobiele app geen nieuwe labels maken, hoewel u wel labels aan e-mails kunt toewijzen.

Voor zowel Android- als iOS-apparaten is het proces ongeveer hetzelfde:

Open de Gmail-app op uw mobiele apparaat.

Open een e-mail door deze te kiezen.

Wijzig de labels door erop te klikken.

Tik op OK na het selecteren van de vele labels waaraan de e-mail moet worden toegevoegd.

Volg deze stappen om veel e-mails tegelijk aan labels toe te voegen:

In plaats van de e-mail te openen, selecteert u deze door op het pictogram van de afzender te tikken. Maak zoveel kopieën van de e-mail als u wilt.

Tik op de optie Meer zodra je alle e-mails hebt gekozen die je wilt labelen.

Wijzig de labels door erop te tikken.

Tik op OK of Toepassen na het aan- of uitvinken van de vakjes naast de labels die u wilt toevoegen.

Labels in de web-app: hoe ze te tonen of te verbergen

Verborgen labels, die verborgen zijn in het linker Postvak IN-menu, zijn een optie in Gmail.

Hier is hoe het te doen:

Ga naar je Gmail-account en log in.

Klik in de rechterbovenhoek van het scherm op het tandwielsymbool.

Het snelle instellingenmenu verschijnt als resultaat van deze actie.

Klik op Alle instellingen bekijken om het volledige scala aan Gmail-opties te zien.

Ga naar het tabblad Labels, net onder het zoekvak.

Selecteer het label dat u wilt verbergen of weergeven door naar de onderkant van de pagina te navigeren.

Labels in de web-app: hoe u ze kunt bewerken of verwijderen

Als je een label hebt aangemaakt en deze wilt bewerken of verwijderen, is dat geen probleem!

Je kunt het label snel bewerken of verwijderen in Gmail.

Hier is hoe het is gedaan:

Houd er rekening mee dat u met de mobiele Gmail-app geen labels kunt bewerken.

Ga naar je Gmail-account en log in.

Gebruik het label aan de linkerkant van de pagina om het label te vinden.

Beweeg uw cursor over het label en er zouden drie verticale stippen moeten verschijnen; klik deze.

Klik op de optie Bewerken om het label te wijzigen. Verwijder het etiket als u er vanaf wilt.

De web-app gebruiken om geneste labels te maken

U zult waarschijnlijk iets tegenkomen dat geneste labels wordt genoemd terwijl u bezig bent met het maken van labels en het verplaatsen van e-mails.

Wat zijn geneste labels en hoe kan ik ze maken?

Een genest label werkt op dezelfde manier als submappen, met een enkele bovenliggende map met kleinere gerelateerde mappen.

Op dezelfde manier kunt u een kindlabel onder een bovenliggend label toevoegen om uw label lusteloos druk te maken.

Gelukkig is het toevoegen van een genest label in Gmail eenvoudig; hier is hoe het te doen:

Selecteer een label uit de labellijst aan de linkerkant van het scherm in je Gmail-inbox. Klik met je muis op de drie puntjes naast de naam van het label.

Er zou een pop-upmenu moeten zijn. Klik onderaan op Sublabel toevoegen.

Er verschijnt een pop-upvenster waarin u wordt gevraagd het label te bewerken.

Selecteer het bovenliggende label en vink het vakje met het label Nest-label eronder aan.

Klik ten slotte op Maken om het proces te voltooien.

Hoe u uw zoekresultaten kunt verbeteren door labels te gebruiken

Labels in Gmail kunnen voor meer worden gebruikt dan alleen inboxbeheer.

Wanneer u in uw berichtenlijst naar een e-mail zoekt, kunnen labels u helpen uw zoekopdracht te concentreren.

Labels kunnen worden gebruikt om uw zoekopdracht op elk platform te verbeteren, en de stappen zijn hetzelfde, of u nu een mobiel apparaat of een desktopcomputer gebruikt.

Hier is hoe het is gedaan:

Ga naar je Gmail-account en log in.

Zoek bovenaan het scherm naar de zoekbalk.

Type label: werk in de zoekbalk als je een e-mail in je werklabel wilt zoeken. U kunt dit toepassen op elk huidig label door “werk” te vervangen door een van uw labels.

U kunt een combinatie van labels gebruiken om uw resultaten nog verder te verfijnen. Als u bijvoorbeeld een ongelezen werk-e-mail wilt vinden, gebruikt u het label: werklabel: ongelezen om alle ongelezen berichten te vinden die zijn gemarkeerd met het werklabel.

Hoe Gmail automatisch labels kan toepassen op inkomende e-mails

Hoewel de labels van Gmail een geweldige manier zijn om je inbox te ordenen, kan het handmatig toevoegen van labels aan e-mails tijdrovend zijn.

Gelukkig heeft Gmail een haalbare oplossing.

Maak hiervoor een filter als volgt:

Dit kan alleen in de online app.

Zoek de grijze naar beneden gerichte pijl in de zoekbalk boven aan het scherm in je Gmail-inbox en klik erop.

Vul het Van het gebied van het vervolgkeuzemenu in om Gmail e-mails te laten filteren op basis van de afzender. Afhankelijk van hoe je wilt dat Gmail berichten filtert, kun je de andere criteria invullen.

Nadat u alle benodigde details hebt ingevoerd, klikt u op de knop Filter maken.

In het volgende scherm wordt u gevraagd wat u wilt dat Gmail doet met de berichten die u heeft ontvangen.

Gmail zal deze e-mails automatisch beheren op basis van uw criteria als u op Filter maken klikt.

Als u bijvoorbeeld de optie “Het label toepassen” kiest, worden alle e-mails van dat specifieke e-mailadres verzonden naar het label dat u opgeeft.

In de web-app, filters bewerken of verwijderen

Als je Gmail de opdracht hebt gegeven om een e-mail aan een specifiek filter toe te wijzen, maar later besluit dat je e-mails niet op die manier wilt of wilt filteren, werk je de filtercriteria als volgt bij:

Klik op het instellingenpictogram in de rechterbovenhoek van het scherm vanuit uw Gmail-inbox.

Het snelle instellingenmenu verschijnt als resultaat van deze actie. Klik op Alle instellingen bekijken bovenaan dit menu.

Klik bovenaan de pagina, direct onder het zoekvak, op de optie Filters en geblokkeerde adressen.

Je zou nu alle filters moeten kunnen zien die je hebt gemaakt.

Je hebt nu de mogelijkheid om ze te bewerken of te verwijderen.

Bonustip: Gmail-labels gebruiken om e-maillijsten te maken

Het maakt niet uit of u een bedrijfseigenaar bent of de voorzitter van een boekenclub; we moeten allemaal essentiële e-maillijsten up-to-date houden.

Het handmatig opbouwen van een mailinglijst kan daarentegen een tijdrovende en lastige handeling zijn.

Je hoeft het gelukkig niet meer handmatig te doen.

U kunt in enkele seconden snel enorme mailinglijsten samenstellen met geavanceerde e-mailhulpmiddelen zoals GMass.

GMass werkt samen met uw Gmail-label om deze procedure zo soepel mogelijk te laten verlopen.

U kunt als volgt een e-maildistributielijst maken met GMass- en Gmail-labels:

Log in bij Gmail en selecteer het gewenste label in het linker labelmenu.

GMass begint met het genereren van een mailinglijst van elk e-mailadres in dat label als u de knop E-maillijst maken selecteert (rood vergrootglaspictogram).

Als het klaar is, verschijnt het venster voor het opstellen van e-mail van Gmail, waar u uw bericht kunt opstellen.

Maak het onderwerp en de hoofdtekst van uw e-mail. Klik op de rode GMass-knop wanneer u klaar bent om te verzenden.

GMass kan aan beide kanten veel meer.

GMass zorgt voor alles, van het plannen van e-mails tot het automatisch aanpassen ervan.

Dan zijn er nog de andere kenmerken:

Personaliseer de titel en hoofdtekst van de e-mail automatisch.

E-mails kunnen worden gepland om op een later tijdstip te worden verzonden.

Automatisch vervolg-e-mails verzenden

Maak e-mailcampagnes op basis van gebruikersgedrag.

Dingen tot een goed einde brengen

Hoewel het even wennen is aan het labelsysteem van Gmail, zijn labels een snelle en gemakkelijke manier om je inbox te beheren. Naast de traditionele mapmethode kunnen ze worden gebruikt om uw zoekopdrachten te verbeteren en inkomende berichten automatisch te categoriseren.

Ze kunnen u ook helpen bij het maken van e-maillijsten als u over de juiste tools beschikt.

Als je probleemloos e-mailbeheer wilt, neem dan contact met ons op via Gmail bellen Nederland.