Πώς να υποβάλετε φόρμες Google με προσυμπληρωμένες απαντήσεις;

 Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε πληροφορίες από ένα Φύλλο Google για την προπλήρωση των ερωτημάτων των Φόρμων Google και, στη συνέχεια, να στέλνετε τα προσαρμοσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων των προσυμπληρωμένων φορμών Google.

Οι προσυμπληρωμένες Φόρμες Google κάνουν τη συμπλήρωση των φορμών σας πιο εύκολη και ταχύτερη από πριν σε ορισμένα πεδία φόρμας με τις πληροφορίες που ήδη γνωρίζετε.

Επειδή χρειάζονται λιγότερο χρόνο για να συμπληρώσουν τα υπόλοιπα πεδία, οι επαφές σας είναι πιο πιθανό να συμπληρώσουν τη φόρμα.

Οι προσυμπληρωμένες ενότητες, όπως το αναγνωριστικό υπαλλήλου, είναι λιγότερο πιθανό να οδηγήσουν σε απαντήσεις φόρμας που εισάγουν εσφαλμένες πληροφορίες.

Όταν οι χρήστες βλέπουν το όνομά τους και άλλες εξατομικευμένες πληροφορίες προσυμπληρωμένες στη φόρμα, η φόρμα φαίνεται πιο προσωπική.

Δημιουργήστε προσυμπληρωμένες Φόρμες Google με τα Φύλλα Google

Αυτό το λεπτομερές εκπαιδευτικό βίντεο σάς δείχνει πώς να συμπληρώσετε εκ των προτέρων τις Φόρμες Google με πληροφορίες που λαμβάνονται δυναμικά από ένα υπολογιστικό φύλλο Google. Στη συνέχεια, οι προσυμπληρωμένες φόρμες μπορούν να σταλούν απευθείας στις επαφές σας μαζικά μέσω του Gmail χρησιμοποιώντας το Mail Merge ή το Document Studio.

Σε αυτό το παράδειγμα, η εταιρεία χρησιμοποιεί Φύλλα Google για τη διαχείριση της βάσης δεδομένων υπαλλήλων της και θέλει να δώσει στους υπαλλήλους τη δυνατότητα να επεξεργάζονται τα δικά τους δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο χρησιμοποιώντας τις Φόρμες Google.

Μόνο μερικά από τα δεδομένα των εργαζομένων λείπουν από το υπολογιστικό φύλλο google, αν κοιτάξετε προσεκτικά τις εγγραφές των υπαλλήλων εκεί. Αυτή είναι μια εξαιρετική περίπτωση χρήσης για προσυμπληρωμένες Φόρμες Google, καθώς αν τους στείλετε μια κενή φόρμα Google και τους ζητούσατε να συμπληρώσουν κάθε πεδίο θα σπαταλούσε το χρόνο τους και θα μείωνε την παραγωγικότητά τους.

Για παράδειγμα, η σειρά #2 γνωρίζει την τοποθεσία και το φύλο του Angus, αλλά τα δεδομένα μας δεν δείχνουν την ημερομηνία γέννησής του. Το αναγνωριστικό υπαλλήλου και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι γνωστά για τη σειρά #4, αλλά λείπουν άλλες πληροφορίες του Kiran.

Δημιουργήστε μια φόρμα Google.

Θα δημιουργήσουμε μια φόρμα Google με πεδία που ταιριάζουν με τις στήλες στο αρχικό υπολογιστικό φύλλο Google για να αναπτύξουμε αυτήν τη ροή εργασίας. Δείτε πώς θα ήταν η πλήρης φόρμα:

Δημιουργήστε το σύνδεσμο για την προσυμπληρωμένη φόρμα.

Επιλέξτε την επιλογή Λήψη προσυμπληρωμένου συνδέσμου από το μενού με τις τρεις κουκκίδες στο Google Form Editor. Συμπληρώστε κάθε πεδίο εδώ με πλαστά δεδομένα που μπορούν να εντοπιστούν γρήγορα και να αλλάξουν. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Λήψη διεύθυνσης URL αφού συμπληρώσετε τα πεδία δημιουργείται ο προσυμπληρωμένος σύνδεσμος και τον αντιγράφει στο πρόχειρό σας.

Έτσι θα μοιάζει ο σύνδεσμος προς την προσυμπληρωμένη φόρμα Google.

Παρόλο που φαίνεται μακρύ και περίπλοκο, η πιο προσεκτική εξέταση αποκαλύπτει ότι στην πραγματικότητα είναι απλώς μια λίστα ονομάτων και ζευγών τιμών που προσαρτώνται στη διεύθυνση URL της Φόρμας Google. Κάθε πεδίο στη φόρμα έχει ένα ξεχωριστό αναγνωριστικό που οι Φόρμες Google θα προσθέσουν στη διεύθυνση URL της φόρμας με την προσυμπληρωμένη τιμή σας.

Για παράδειγμα, η εσωτερική φόρμα του πεδίου Όνομα στη φόρμα Google είναι μια εισαγωγή.

1663131167 στη διεύθυνση URL της φόρμας. Εάν αντικαταστήσουμε την τιμή της παραμέτρου EMPLOYEE NAME με μια άλλη τιμή στη διεύθυνση URL, η φόρμα Google θα έχει ήδη συμπληρωθεί με αυτές τις πληροφορίες.

Για να δημιουργήσουμε εξατομικευμένες προσυμπληρωμένες διευθύνσεις URL για κάθε σειρά στο υπολογιστικό φύλλο Google, θα προχωρήσουμε ακριβώς όπως περιγράφεται παραπάνω.

Τύποι για φόρμες στο Υπολογιστικό φύλλο Google

Δημιουργήστε ένα νέο φύλλο στο Υπολογιστικό φύλλο Google και ονομάστε το Σύνδεσμος φόρμας. Εισαγάγετε το προσυμπληρωμένο URL της Φόρμας Google στο πρώτο κελί του φύλλου (A1).

Μετά από αυτό, επιστρέψτε στο υπολογιστικό φύλλο Google με τη βάση δεδομένων των εργαζομένων και προσθέστε μια νέα στήλη που ονομάζεται "Google Form Link".

Η λειτουργία SUBSTITUTE των Φύλλων Google διευκολύνει την αντικατάσταση των τιμών κράτησης θέσης στον προσυμπληρωμένο σύνδεσμο μας με τις πραγματικές τιμές από τις σειρές του φύλλου.

Για παράδειγμα, πρέπει να αντικαταστήσουμε τα πραγματικά ονόματα που βρίσκονται στη στήλη Β του υπολογιστικού φύλλου με το ΟΝΟΜΑ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΥ στον προσυμπληρωμένο σύνδεσμο. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε έναν τύπο όπως αυτός:

Για να αντικαταστήσουμε ένα άλλο πεδίο, ας πούμε ΕΓΓΡΑΦΟ ID, θα εισαγάγουμε το αποτέλεσμα αυτού του τύπου σε μια άλλη συνάρτηση SUBSTITUTE.

Αυτό πρέπει να γίνει ξανά για κάθε προσυμπληρωμένο πεδίο στη Φόρμα Google.

Τα αποτελέσματα πρέπει να είναι τυλιγμένα σε μια άλλη συνάρτηση SUBSTITUTE που αντικαθιστά όλα τα κενά με το σύμβολο συν, εάν τα προσυμπληρωμένα δεδομένα περιέχουν κενά.

Ο τελευταίος ολοκληρωμένος σύνδεσμος μας είναι:

Χρησιμοποιώντας αυτήν την προσυμπληρωμένη φόρμα Google, η οποία θα προσθέσει την υποβολή της φόρμας σας σε μια νέα σειρά αυτού του φύλλου Google, μπορείτε να δοκιμάσετε τη ροή εργασιών.

Αντιγράψτε τον τύπο από τις Φόρμες Google.

Επεξεργασία ημερομηνίας στις Φόρμες Google

Θα χρειαστεί να ξαναγράψετε τις ημερομηνίες σας στα Φύλλα Google με τρόπο που οι Φόρμες Google να μπορούν να κατανοήσουν εάν σκοπεύετε να συμπληρώσετε εκ των προτέρων ημερομηνίες στη Φόρμα Google.

Η εφαρμογή αυτού είναι εύκολη. Απλώς επιλέξτε τη στήλη που περιέχει την ημερομηνία στο φύλλο σας Google και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αριθμός > Περισσότερες μορφές > Περισσότερες μορφές ημερομηνίας και ώρας από το μενού Μορφή και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη μορφή ΕΕ-ΜΜ-ΗΗ.

δείτε επίσης: Δημιουργία PDF Forms Google

Αποστολή συνδέσμων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε προσυμπληρωμένες φόρμες Google

Χρησιμοποιήστε το Mail Merge with Gmail για να στείλετε τις προσυμπληρωμένες φόρμες από το ίδιο το φύλλο Google σε όλες τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Επιλέξτε οποιοδήποτε κείμενο στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να μετατραπεί σε υπερσύνδεσμο κατά τη δημιουργία του προτύπου συγχώνευσης email. Μπορείτε να μετατρέψετε τον τίτλο της στήλης, "Google Form Link" σε υπερσύνδεσμο, αντικαθιστώντας τον με τον σύνδεσμο προς τη Φόρμα Google

Εάν το πρόβλημά σας παραμείνει άλυτο, υποβάλετε την ερώτησή σας στην Εξυπηρέτηση πελατών Google. θα φροντίσουμε να σας βοηθήσουμε με όποιον τρόπο μπορούμε.